Der findes en række betingelser, der skal opfyldes, førend man er berettiget til at få fri proces. Baggrunden herfor er, at fri proces er tiltænkt de persongrupper, der ikke selv har tilstrækkelige midler til at være økonomisk i stand til at føre en retssag. Det er derfor ikke alle personer, der er berettiget til at få fri proces.

Der stilles for det første krav om, at man overholder betingelsen om indkomst. Hvis man er enlig, må man maksimalt have en personlig indkomst på 358.000 kroner. Er man derimod i et ægteskab eller en anden form for samliv, er beløbsgrænsen på 455.000 kroner. Har man børn, kan man lægge 62.000 kroner til for hvert barn. Er man eksempelvis enlig med ét barn, må man maksimalt tjene 420.000 kroner, såfremt sagen vedrører begge parter. Det skal nævnes, at der i visse tilfælde undtagelsesvist kan gives fri proces i sager, hvor man ikke opfylder de økonomiske betingelser. Dette kræver, at sagen er af særlig offentlig interesse eller særlig principiel karakter.

Derudover er det en betingelse, at man ikke har en forsikring, der kan dække sagsomkostningerne. Mange vil gennem eksempelvis deres indboforsikring have en retshjælpsforsikring, som dækker omkostninger i forbindelse med en retssag. Har man en retshjælpsforsikring, kan man derfor ikke fri proces, da det i så fald er forsikringen, der skal dække omkostningerne i forbindelse med retssagen. Man bør derfor altid undersøge, om man har en retshjælpsforsikring, forinden at man indsender en ansøgning om fri proces.

Endelig, er det en betingelse, at sagen er rimeligt begrundet, og at der er sandsynlighed for, at man kan vinde den. Dette kan blandt andet vurderes ud fra, hvad sagen betyder for ansøgeren, hvor stor sandsynligheden er for medhold og hvad størrelsen på sagsomkostningerne forventes at blive.

Som udgangspunkt skal ansøgningen om fri proces sendes til Civilstyrelsen. Dette gør man ved at sende ansøgningen gennem Civilstyrelsens digitale selvbetjeningsportal. Hvis Civilstyrelsen på baggrund af ansøgningen vurderer, at du opfylder betingelserne, vil du få fri proces.

Der kan forekomme tilfælde, hvor man skal søge om fri proces hos den byret, hvor sagen er anlagt. Dette vil ofte være byretten i den retskreds, hvor sagsøger har bopæl. Hvis man skal søge om fri proces hos byretten, skal dette gøres gennem minretssag.dk.

Man har mulighed for at klage til Procesbevillingsnævnet, hvis man er utilfreds med Civilstyrelsens afgørelse om afslag på fri proces. Ønsker man at klage, skal dette ske inden for 4 uger efter, at man har modtaget afgørelsen fra Civilstyrelsen om afslag.

Det er kun den person, der har ansøgt om fri proces og fået afslag herpå, som kan klage over afgørelsen. Man kan derfor eksempelvis ikke klage, hvis modparten i retssagen har fået fri proces, og man er utilfreds med dette.

Hvis man har fået fri proces, når sagen skal behandles i 1. instans, vil man ikke behøve at søge fri proces på ny, såfremt modparten vælger at anke sagen. Ønsker man derimod selv at anke sagen, skal man søge om fri proces advokat igen. Dette er begrundet i, at Civilstyrelsen skal vurdere, om der er udsigt til at man vil få medhold i ankesagen.